Bokningssystem för kiropraktorer och naprapater

Händerna ligger på en rygg när telefonen börjar ringa ute i receptionen. Patienten som skulle ha kommit klockan tio dök aldrig upp, och tiden hann aldrig gå till någon annan. Den som sitter i väntrummet fyller i sin besvärsbeskrivning stående vid disken, två minuter in i sin egen tid.

Tidboken utan telefonen

Tidboken utgår från kampanjer. En kampanj är en omgång tider för en tjänst på en plats, med de tilläggstjänster ni väljer, och den har en egen länk att dela. Ni lägger ut tiderna för veckorna framåt i samma kampanj och delar samma länk hela tiden: på hemsidan, i mejlsignaturen, i svaret till den som hör av sig och frågar efter en tid.

Patienten öppnar länken och anger sin e-postadress. Tillbaka kommer en inloggningslänk, och sedan väljer patienten själv bland de lediga tiderna. Bekräftelsen kommer med e-post direkt. Den som får länken vid halv tio på kvällen bokar vid halv tio på kvällen, utan att någon hos er lyfter luren.

Påminnelsen går av sig själv, ett dygn före besöket och en timme före. Dygnet är det som räddar tiden: den som fått förhinder hinner höra av sig medan tiden fortfarande går att ge till någon annan. Timmen före är för den som kommer ihåg allt utom vilken dag det var.

Två automatiska utskick tar inte bort telefonen från mottagningen. De tar bort den sortens samtal som bara går ut på att någon läser upp lediga tider högt, och de samtalen kommer sällan när ni har tid att svara på dem.

Avbokningen gör ni. Patienten hör av sig, ni avbokar eller flyttar tiden i appen, och den avbokade tiden blir bokningsbar igen för nästa som öppnar länken. Deltagaren avbokar alltså inte själv via en länk i ett utskick. Det blir ett samtal i stället för en tråd fram och tillbaka, inte noll samtal, och det är värt att veta innan ni jämför.

Behöver patienten komma tillbaka fyra gånger blir det fyra bokningar. Portway lägger inte upp en serie i ett svep. Vad ett bokningsflöde behöver klara i övrigt står på sidan om vårt bokningssystem, och kravlistan gås igenom i Digital tidbokning: vad flödet måste klara.

Formuläret går ut vid bokningen

Formuläret hör till kampanjen. Ni kopplar en mall till kampanjen, ett formulär per kampanj, och det går ut med e-post direkt efter bokningsbekräftelsen. Vilka frågor som ställs står i den mall ni kopplar på: besvärsbild, hur länge det har hållit på, tidigare skador, arbetsställning, träning, läkemedel. Det ni annars frågar om i början av ett förstabesök.

Portway skickar formuläret när tiden bokas och samlar in svaren hos behörig personal allteftersom de kommer in. Systemet kan inte lova att patienten har svarat när hen kliver in genom dörren. Det systemet gör är att flytta ifyllnaden bort från disken och in i patientens egen mobil, och att lägga svaren hos er i förväg. De som har kommit in går att läsa när ni förbereder dagen, i stället för att knappas in efteråt.

Det är känsliga uppgifter. Svaren nås bara av behörig personal, driften ligger inom EU och data lagras krypterat, med roller som styr vem som ser vad. Vad ni bör kräva av vilket system som helst som tar emot hälsouppgifter står i GDPR och säkerhet: vad systemet måste klara.

När mottagningen bokar

Alla vill inte boka själva, och de behöver inte. Den som ringer är ofta den som har ont just nu och vill ha en tid den här veckan. Er personal bokar åt den som ringer i samma tidbok, antingen genom att välja personen i listan eller genom att skriva in namn, e-post och telefon för hand när personen inte finns i systemet. Bokningen registreras i patientens namn, med uppgift om vem som bokade den.

En sak att veta innan ni lägger upp tiderna: de ligger på tjänst och plats, inte i en enskild behandlares kalender. Har ni tre behandlare och två mottagningar blir det flera tjänster och flera platser i samma tidbok, inte tre kalendrar sida vid sida. För en mottagning där behandlarna gör ungefär samma sak och receptionen fördelar dagen fungerar det. Ska patienten välja namngiven behandlare redan i bokningen är Portway fel verktyg, och det är bättre att ni vet det nu än en halvtimme in på en demo.

Om ni har avtal med arbetsgivare

Har ni ryggpaket eller ergonomironder hos några lokala arbetsgivare får varje sådan kund en egen portal med sitt avtalade utbud och sina priser. Beställningen kommer in strukturerad i stället för som fritext i en mejltråd, beställaren får en bekräftelse automatiskt, och en HR-ansvarig eller chef kan boka tider åt sina anställda. En omgång tider kan begränsas till en namngiven grupp hos kunden, till exempel ett skift på ett lager. När besöken är gjorda finns utförda tjänster per kund och period att hämta som CSV eller PDF, till faktureringen. Har ni inga företagsavtal lämnar ni den delen orörd, och tidboken och formulären fungerar ändå.

Vad vi inte gör

Tre saker har vi medvetet lämnat utanför Portway. De står punktade längre ner på sidan, och det är bättre att ni vet vad som saknas innan ni börjar jämföra.