Bokningssystem för fysioterapi och rehabilitering

Klockan 22:14 i går kväll bokade någon en tid till nästa tisdag, utan att telefonen hos er ringde en enda gång. I morse låg ett mejl från en HR-ansvarig med åtta namn i en bilaga och frågan om när ni kan ta emot dem. Två sorters dagar, samma behandlingsrum, samma timmar att fylla.

Två sorters kunder, en tidbok

En rehabverksamhet säljer samma timmar till två helt olika köpare. Den ena betalar själv, bokar själv och vill helst inte prata med någon för att få en tid. Den andra har ett avtal, en beställare, en prislista och en fråga i slutet av kvartalet om vad som faktiskt har utförts.

Den första halvan brukar vara löst. Den andra halvan lever någon annanstans: avtalen i en pärm, priserna i huvudet på två personer, namnlistorna i ett kalkylark och beställningarna i en mejltråd. Namnen skrivs sedan in i tidboken för hand, och varje sådan avskrift är ett tillfälle att skriva fel datum, tappa ett namn eller boka någon på fel tjänst.

Portway lägger båda halvorna på samma ställe. Kvällsbokaren och de åtta namnen från HR hamnar i samma lista inför tisdagen, och skillnaden mellan dem är vem som betalar, inte vilket system de finns i. Vad ett bokningsflöde ska klara i stort står på sidan om vårt bokningssystem.

För egna patienter

Tiderna läggs upp som kampanjer. Ordet är otympligt för en rehabmottagning, men konstruktionen är enkel: en tjänst, en plats, en hög med tider och en länk som hör till dem. Kampanjen behöver inget slutdatum, så samma länk kan ligga kvar på hemsidan hela hösten medan ni fyller på med nya veckor.

Den som klickar skriver in sin e-postadress och får en inloggningslänk tillbaka. Sedan är det patienten som väljer tid, inte receptionen som läser upp alternativ. Det är därför bokningen i inledningen skedde 22:14. Kvällen är när den med ont i axeln sitter och tar tag i det hen skjutit upp i tre veckor, och det är den tiden på dygnet ingen hos er bemannar.

Påminnelserna ligger på ett dygn och en timme. För ett enstaka nybesök är det en artighet. För ett rehabprogram på tolv tillfällen är det tjugofyra utskick som ingen hos er skriver, och dygnet före är det som ger er en chans att fylla tiden när någon får förhinder.

Återbud tar ni emot som idag, i telefon eller i mejlkorgen. Skillnaden ligger i steget efter: ni avbokar tiden i appen och den ställs tillbaka som ledig i kampanjen, så nästa som öppnar länken kan ta den. Någon avbokningsknapp i patientens bekräftelse finns inte. Det är ett medvetet val ni bör känna till innan ni jämför.

Ett rehabprogram bokas ett besök i taget. Vi har ingen funktion som lägger ut tolv tider i ett svep när ni bestämt att patienten ska komma en gång i veckan fram till jul. Det som finns är två vägar: ni bokar in patienten allteftersom i kampanjens lediga tider, eller så behåller patienten länken och tar nästa tid själv efter varje besök. Kravlistan på ett bokningsflöde i övrigt gås igenom i Digital tidbokning: vad flödet måste klara.

Tiderna ligger på tjänsten och platsen. Det finns ingen kalender per fysioterapeut, och patienten kan inte välja Anna framför Erik i bokningsflödet. På en mottagning där man på morgonen fördelar dagens patienter internt spelar det ingen roll. På en där patienten följer samma behandlare genom hela programmet och frågar efter henne vid namn är det ett verkligt hinder, och vi säger det hellre nu än en halvtimme in i en demo.

Den som just blivit opererad i axeln bokar inte gärna på en mobil. Er personal bokar åt den som ringer i samma kampanj. Finns personen sedan tidigare väljs hen ur listan, annars matas namn och e-post in för hand.

För arbetsgivare med avtal

De åtta namnen i morgonens mejl är den andra halvan. Har arbetsgivaren avtal med er loggar den HR-ansvariga in i sin egen portal i stället, ser de tjänster ni kommit överens om och de priser som gäller för dem, och lägger beställningen där. Den kommer in strukturerad, beställaren får en bekräftelse automatiskt och kan följa statusen på sina egna beställningar utan att mejla och fråga. Portalen kan bära kundens logotyp och färger. Kravlistan för den delen står i vad en beställningsportal ska klara.

Beställningen blir inte en bokning av sig själv. Det är ni som lägger upp kampanjen som svarar mot den. Vinsten ligger ett steg tidigare: beställningen och tidboken utgår från samma tjänstekatalog, så "arbetsplatsbedömning 60 minuter" är samma post på båda ställena, med samma pris mot samma kund. Ingenting skrivs in två gånger, och ingen behöver hålla reda på vad tjänsten hette i kalkylarket.

Ska ett helt skift på ett lager gås igenom begränsar ni de tiderna till den gruppen hos kunden, och övriga ser dem inte. Kundens egen administratör kan boka åt sina anställda. Bokningen registreras på den anställde, och det syns vem som gjorde den.

Många rehabuppdrag börjar i en sjukanmälan. Den anställde anmäler sig i appen, chefen notifieras där, och uppföljningarna läggs på dag i sjukfallet: dag 14 ett uppföljningssamtal, dag 30 en rehabiliteringsplan, dag 60 ett hälsosamtal och dag 90 ett rehabiliteringsmöte. Systemet flaggar korttidsfrånvaro: fem eller fler perioder på högst tre dagar var, inom tolv månader, och personen märks ut för uppföljning. Regelverkets hållpunkter gås igenom dag för dag i Sjuk- och friskanmälan: så bygger du en process som håller hela vägen.

Formulär och uppföljning

Till varje kampanj kopplas ett formulär. Ett, inte ett per tjänst. Det avgör hur ni skär kampanjerna: antingen en frågeuppsättning som fungerar för alla i omgången, eller en egen kampanj för nybesöken och en för återbesöken.

Utskicket går med e-post i samma andetag som bokningsbekräftelsen. Svaren landar hos behörig personal i takt med att de fylls i, och poängen är vad ni gör med dem på morgonen: besvärsbild, duration och tidigare skador lästa innan patienten kommer in, i stället för antecknade i efterhand. Att alla har svarat kan systemet inte lova. En del fyller i på parkeringen.

För hälsoprofilen HPI går svaren vidare till klinisk granskning. Deltagaren får en rapport som PDF, och arbetsgivaren får gruppstatistik utan individdata. Det är den återkopplingen en avtalskund kan få: siffror för gruppen, plus status på sina egna beställningar. Enskilda svar stannar hos er. Data lagras krypterat inom EU, och formulärsvar nås bara av behörig personal, med strikt behörighetsstyrning.

Faktureringen får sitt underlag som en rapport ni hämtar när ni vill: utförda tjänster, per kund och per period, som CSV eller PDF. Det gäller avtalskunderna. Patienten som betalar själv betalar som i dag.

Vad vi inte gör

Journal, kassa och 1177-koppling finns inte i Portway. Listan längre ner på sidan är kort, menad bokstavligt och värd att läsa innan ni jämför oss med något annat.