Bokningssystem och beställningsportal för företagshälsa

Beställningen på fjorton lagstadgade kontroller kommer som ett mejl, med namnen i ett bifogat kalkylblad. Medan ni läser det ringer en annan kund och vill flytta två tider i nästa veckas kampanj. Hälsoformuläret ligger kvar i receptionen, på papper, och knappas in i efterhand.

Varför beställningen är det första att fixa

Femton kundföretag med förhandlade avtal är femton prislistor. Vilka tjänster som ingår, vad de kostar och vem hos kunden som får beställa skiljer sig åt mellan avtalen, och kunskapen sitter i huvudet på två personer på kontoret.

Ett beställningsmejl saknar nästan alltid något. Avdelning, vilken av två snarlika hälsokontroller som avses, om chefen godkänt. Varje lucka blir ett svarsmejl och några dagars väntan innan tiden ens kan läggas ut.

En portal som bara visar det avtalade utbudet tar bort frågan innan den ställs. Beställaren ser sina tjänster och sina priser, fyller i det som krävs och får en bekräftelse automatiskt. Ni får in beställningen strukturerad i stället för som fritext i en mejltråd. Kravlistan står utskriven i två artiklar: fem tecken på att verksamheten vuxit ur sina system och vad en beställningsportal ska klara.

Tidbok, formulär och underlag ser likadana ut för alla som levererar hälsotjänster och beskrivs på sidan om vårt bokningssystem. Här handlar det om det som är särskilt för en företagshälsa: att avtalet styr.

Från beställning till besök utan omskrivning

En beställning som kommit in strukturerad går vidare utan att någon skriver om den. Ni lägger upp tiderna som en kampanj, per tjänst och plats, väljer eventuella tilläggstjänster och delar en länk.

Den anställde öppnar länken, anger sin e-post och får en inloggningslänk tillbaka. Sedan väljer den anställde själv bland de lediga tiderna. Bekräftelsen kommer direkt, påminnelse ett dygn och en timme före besöket.

Hälsokontroller för 120 anställda blir alltså en kampanj och en länk i stället för 120 telefonsamtal. Ska bara en avdelning boka en viss dag begränsar ni de tiderna till den gruppen, och övriga ser dem inte i listan.

Alla vill inte boka själva, och de behöver inte. Er personal kan boka åt någon som ringer, antingen genom att välja personen i listan eller genom att skriva in uppgifterna för hand. En administratör hos kundföretaget kan boka åt sina egna anställda. Bokningen registreras i den anställdes namn, med uppgift om vem som bokade.

Avbokningar gör ni eller kundens administratör i appen. Den avbokade tiden blir bokningsbar igen och kan gå till någon annan i kampanjen. Deltagaren bokar alltså inte om sig själv via en länk, och en serie besök är flera bokningar, inte en.

När besöken är gjorda ligger underlaget kvar: utförda tjänster per kundföretag och period, att hämta som CSV eller PDF och skicka vidare till faktureringen.

Hälsoprofilen

Formuläret kopplas till kampanjen, ett per kampanj, och skickas med e-post när tiden bokas. Svaren finns hos behörig personal så fort de kommit in och behöver inte knappas in i efterhand. Frågeformuläret fryses när det skickas, så rapporten längre fram visar de frågor som faktiskt ställdes, även om ni har ändrat mallen sedan dess.

Svaren går vidare till klinisk granskning. Behörig personal läser dem sektion för sektion och för in provsvar mot markörkatalogen, där referensintervallen kan sättas per organisation när ni har egna. Beräknade värden som BMI och midja/längd-kvoten räknar systemet fram och tar inte emot för hand.

Rapporten blir synlig för deltagaren först när ni släpper den. Då finns den som PDF: bedömning, det som ska uppmärksammas, frågor och svar, och provsvaren sist som bilaga. Fyra fält når deltagaren: hälsoplan, hälsotips, rekommendationer och provsvarskommentarer. Interna anteckningar gör det aldrig.

Arbetsgivaren får gruppstatistik utan individdata. Grupperna kan byggas manuellt, på svaret på en viss fråga eller på åldersband. Alltför små grupper visas inte, varken på skärmen eller i den exporterade filen; i exporten går gränsen vid fyra svar. Exporten skriver också ut hur många grupper som dolts, så att en avdelning som är för liten inte läses som en avdelning som inte svarat.

Sjuk & Frisk som mervärde

Den anställde sjukanmäler sig själv. Chefen notifieras direkt i appen, och ni får anmälan samtidigt. Chefen behöver alltså inte höra det i korridoren dagen efter.

Sedan följer systemet sjukfallet dag för dag och lägger upp åtgärderna av sig själv. Dag 2 en tidig kontakt om mående och behov. Dag 14 ett uppföljningssamtal om prognos och anpassningar. Dag 30 en rehabiliteringsplan, om sjukskrivningen väntas pågå längre än 60 dagar. Dag 60 ett hälsosamtal med er om arbetsförmågan, och dag 90 ett rehabiliteringsmöte om andra arbetsuppgifter hos arbetsgivaren. Fallet byter fas vid dag 15, 91, 181 och 365, och den anställde, chefen och ni får beskedet varje gång.

Ett mönster flaggas separat: fem eller fler korta frånvaroperioder, var och en på högst tre dagar, under tolv månader. Då skapas en åtgärd för uppföljning i stället för att korttidsfrånvaron försvinner i statistiken.

Karensavdrag, läkarintyg och anmälan till Försäkringskassan gås igenom dag för dag i Sjuk- och friskanmälan: så bygger du en process som håller hela vägen.

Vad vi inte gör

Tre saker ligger utanför Portway, och de står uppräknade längre ner på sidan. Läs dem innan ni bokar en demo, så slipper både ni och vi ett möte om något vi inte har byggt.