Bokningssystem för vård- och hälsoverksamheter

Telefonen ringer mitt under ett besök, för någon vill boka om. I mejlkorgen ligger en tråd med en HR-ansvarig om vilka fjorton anställda som ska på hälsokontroll, och namnen finns i ett Excelark som två personer redigerar var för sig. I väntrummet sitter nästa deltagare med ett hälsoformulär på papper. Det håller ihop tills volymen ökar.

Vad ett bokningssystem måste klara

Deltagaren ska kunna boka själv. En länk som går att mejla vidare eller lägga på intranätet, en lista med lediga tider, klart. Varje bokning som går genom er växel är en bokning ni betalar personal för att ta emot. Den som får länken vid halv tio på kvällen bokar vid halv tio på kvällen.

Påminnelsen ska gå ut av sig själv. Ett dygn före besöket, så att den som fått förhinder hinner höra av sig medan tiden fortfarande går att ge till någon annan, och en timme före, för den som glömt bort dagen.

Formuläret hör hemma före besöket, inte i väntrummet. Är hälsodeklarationen besvarad när deltagaren kommer in går besökstiden till samtalet i stället för till ifyllnad och inknappning. Det förutsätter att formuläret skickas automatiskt när tiden bokas.

Systemet måste veta vem som får boka åt vem. En HR-ansvarig hos en företagskund bokar åt sina anställda. En sköterska hos er bokar åt någon som ringer. Ibland ska en tid vara öppen bara för en viss grupp hos kunden. Det där är behörigheter, inte kalenderfunktioner.

Och till sist pengarna. Vad har utförts, åt vilken kund, under vilken period. Det ska gå att hämta som ett underlag och skicka vidare till faktureringen, inte summeras för hand den sista i månaden.

Så löser Portway det

Tidboken utgår från kampanjer. En kampanj är en omgång tider för en tjänst på en plats, med de tilläggstjänster ni väljer, och den har en egen länk att dela. Tiderna ligger på tjänsten och platsen, inte på en enskild behandlares kalender. En tid kan begränsas till en namngiven grupp hos kunden, till exempel nattpersonalen på ett lager. Avbokade tider blir bokningsbara igen. Det är ni eller kundens administratör som avbokar och bokar om i appen; deltagaren gör det inte själv.

Beställningsportalen visar varje företagskund sitt eget avtalade utbud och sina priser. Beställningen kommer in strukturerad i stället för som fritext i ett mejl, och beställaren får en bekräftelse automatiskt. Portalen kan bära kundens logotyp och färger.

Formulären hör till kampanjen, ett formulär per kampanj, och går ut med e-post direkt efter bokningsbekräftelsen. Svaren samlas hos behörig personal allteftersom de kommer in. För hälsoprofilen HPI går svaren vidare till klinisk granskning, deltagaren får en PDF-rapport, och arbetsgivaren får gruppstatistik utan individdata.

Sjuk & Frisk tar emot sjukanmälan från företagskundernas anställda och notifierar chefen i appen. Chefen behöver alltså inte höra det i korridoren dagen efter. Uppföljningar läggs på dag i sjukfallet, och systemet flaggar den som haft fem eller fler korta frånvaroperioder, upp till tre dagar var, under tolv månader.

Fakturaunderlaget är en rapport: utförda tjänster per kund och period, som CSV eller PDF. Driften ligger i EU, med kryptering och roller som styr vem som ser vad.

För vilka verksamheter

För företagshälsa är hela kedjan aktuell, från avtalsstyrd beställning till hälsoundersökning och sjukanmälan. För en kiropraktor eller naprapat är tidboken och formulären tyngdpunkten, och beställningsportalen den del som kommer till sin rätt när företagsavtalen är många. För fysioterapi och rehabilitering väger formuläret före första besöket och underlaget till kunden tyngst. Varje besök bokas för sig, en serie är alltså flera bokningar. För tandvård och friskvård är det samma delar som gäller: tider deltagarna bokar själva, formulär före besöket och en rapport att fakturera på.

Vad vi inte gör

Portway gör inte allt. Tre saker vi har lämnat utanför står uppräknade längre ner på sidan. Läs dem innan ni bokar en demo, så slipper både ni och vi ett möte som handlar om något vi inte har byggt.